Theo quy định của nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022 tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử không có sẵn mà doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Quý khách hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về thủ tục này qua bài viết sau:
- Hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm về hóa đơn điện tử là gì được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Theo quy định của nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022 tất cả các đối tượng sau phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:
- Các tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước (trừ các cơ sở kinh doanh được thành lập trong khoảng từ 17/09/2021 đến ngày 30/06/2022 và chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT
- Các hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để đủ điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử với tổng cục thuế, trước hết, cơ sở kinh doanh cần đáp ứng những điều kiện sau đây:
- Có chữ ký số còn hiệu lực ký.
- Có thiết bị truy cập mạng internet, đường truyền internet đủ khả năng để thực hiện kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Xây dựng được cơ sở dữ liệu để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong 10 năm hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cấp phép
- Có phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực có đủ trình độ, khả năng để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, đồng thời có khả năng xử lý những tình huống phát sinh khi sử dụng dịch vụ.
- Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và điền các thông tin tại đây
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Cơ quan thuế xử lý yêu cầu
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.
Trường hợp không được chấp nhận phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ Bước 1.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ (Nếu có)
Theo quy định tại Nghị định 123, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Dịch vụ hóa đơn điện tử của Kế toán Blue
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, Kế toán Blue nắm rõ các quy định về luật thuế nói chung và quy định về hóa đơn điện tử nói riêng, cũng như hiểu biết về ưu, nhược điểm của các loại hóa đơn, các nhà cung cấp hóa đơn. Chúng tôi sẽ thay mặt khách hàng liên kết với các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, giao diện dễ sử dụng để giúp khách hàng có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử ưng ý nhất.
Dịch vụ kế toán trọn Blue cung cấp dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử, hỗ trợ khách hàng xuất hóa đơn, kiểm tra hóa đơn đầu vào cũng như các công việc kế toán khác. Liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0989.347.858 – 0944.245.786 để được hỗ trợ tốt nhắt.
