1. Hóa đơn điện tử là gì?
– Về bản chất, hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy, là loại chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân kinh doanh lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng như quy định của Luật kế toán. Tuy nhiên, nó lại khác ở phương thức thể hiện.
– Tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử chính là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Theo đó, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành tạo lập hóa đơn điện tử để ghi nhận thông bán hóa, cung cấp dịch vụ rồi ký số, ký điện tử theo đúng pháp luật bằng các phương tiện điện tử.
– Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi đơn vị kinh doanh sử dụng. Nó bao gồm cả trường hợp hóa đơn đã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn số do các đơn vị kinh doanh tạo lập và gửi đến cho bên mua nhưng không có mã của cơ quan thuế. Nó bao gồm cả trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Ưu việt của Hóa đơn điện tử so với Hóa đơn giấy
– Hạn chế, ngăn chặn tình trạng mua bán hóa đơn bất hợp pháp
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn hiện đại được thao tác hoàn toàn trên hệ thống máy tính có kết nối internet. Nhờ thực hiện hoàn toàn bằng máy tính và trên hệ thống các phần mềm quản lý nên thông tin được kê khai chính xác cùng những mã số cụ thể, riêng biệt và bảo mật giúp cơ quan quản lý kiểm soát và theo dõi được sát sao tình hình sử dụng hóa đơn của các DN, qua đó ngăn chặn được các hành vi mua bán hóa đơn, trốn thuế gây thất thu cho ngân sách.
– Tính an toàn và bảo mật
Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
– Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiết kiêm hơn 90% chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi so với sử dụng hóa đơn giấy.
– Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.
– Ngoài ra Việc sử dụng HĐĐT, đặc biệt là HĐĐT theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính trong thời gian qua cho thấy, HĐĐT giúp giảm thời gian làm thủ tục hành chính thuế của DN và cơ quan thuế. Bởi, khi sử dụng HĐĐT thì cơ bản các TTHC thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần gửi thông báo và mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT, sau khi thông báo được chấp nhận thì DN được sử dụng ngay HĐĐT.
3. Chỉ thị tăng cường sử dụng chữ ký số do chủ trương chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
– Theo chỉ đạo tại Chỉ thị số 02/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấp
– Chỉ thị nêu rõ, việc triển khai, sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ đã góp phần quan trọng đảm bảo an toàn các giao dịch điện tử, tạo môi trường làm việc hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí; nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công khai, minh bạch trong quản lý, điều hành; góp phần tích cực trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử.
– Tiếp tục phát triển, mở rộng hạ tầng kỹ thuật Hệ thống chứng thực điện tử chuyên dùng Chính phủ đáp ứng yêu cầu cung cấp, quản lý và sử dụng chữ ký số phục vụ xây dựng Chính phủ điện tử, triển khai trong giai đoạn 2019 – 2020 và hoàn thành trong giai đoạn 2021 – 2025.
– Nghiên cứu phân cấp, ủy quyền cho các bộ, ngành, địa phương chủ trì triển khai thực hiện một số hoạt động cung cấp, quản lý dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ theo quy định của pháp luật, hoàn thành trong quý II năm 2019. Tăng cường hợp tác quốc tế, huy động nguồn lực trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ, phát triển các giải pháp xác thực điện tử phù hợp với xu thế phát triển của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4.
Tư vấn Blue hân hạnh được cung cấp đến quý khách hàng những thông tin cơ bản và đúng pháp luật về Hóa đơn điện tử để quý khách nắm bắt và sử dụng Hóa đơn điện tử một cách có hiệu quả nhất .Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn bạn vui lòng gọi điện tới Kế toán Blue qua hotline: 0989.347.858- 0944.245.786 hoặc tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích qua Website: ketoanthanhhoa.net. Trân trọng./.
