Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn bắt buộc sử dụng khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn cho khách hàng. Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, bạn cần chú ý các điều kiện sau để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 46 Nghị định 23/2020/NĐ-CP bao gồm:
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;
– Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;
– Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;
– Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
– Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật, chữ ký số còn hiệu lực sử dụng;
– Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử;
– Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị.
– Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 NĐ123 và được cơ quan thuế gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến người nộp thuế về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được hỗ trợ kịp thời khi cần thiết. Bên cạnh đó, nhân viên phụ trách (kế toán) nên tìm hiểu sử dụng thành thạo phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập tờ khai và gửi đến cơ quan thuế qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế. Tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123.
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT. Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
