Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
- Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT:
– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
– Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Như vậy, những doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/7/2022 muốn sử dụng hóa đơn bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử.
Đối với doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2022 và đang sử dụng hóa đơn giấy cần đăng ký hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn giấy sử dụng trước đó..
- Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 2: Cơ quan thuế xử lý yêu cầu
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.
Trường hợp không được chấp nhận phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ Bước 1.
Bước 3: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ (Nếu có)
Theo quy định tại Nghị định 123, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ngoài các quy định về điều kiện ở trên, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm các thông tin, giấy tờ tùy vào điều kiện, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Để được hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0989.347.858 – 0944.245.786
