- Tại sao phải gia hạn chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn cần có chữ ký số có hiệu lực để ký các văn bản, giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, chữ ký số không có giá trị mãi mãi mà chỉ có thời hạn nhất định. Khi đăng ký chữ ký số, đơn vị cung cấp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các gói chữ ký số theo năm như 1 năm, 2 năm, 3 năm, 4 năm…, sau khi hết hạn sẽ không thể sử dụng để ký tài liệu hay xác thực thông tin nữa. Thời hạn này được tính từ ngày doanh nghiệp được cấp chữ ký số đến ngày hết hạn gói năm.
Khi gần hết thời hạn đã đăng ký thì doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký để tiếp tục sử dụng gọi là gia hạn chữ ký số. Khi chữ ký số sắp hết thời hạn, quý khách có thể lựa chọn:
– Tiếp tục gia hạn vào USB token cũ đang sử dụng
– Gia hạn vào USB token mới
– Mua USB token mới của nhà cung cấp hiện tại
– Lựa chọn nhà cung cấp USB token mới
Quý khách có thể lựa chọn gia hạn chữ ký số đã có hoặc lựa chọn nhà cung cấp khác mà không phải nhà cung cấp hiện tại. Việc gia hạn nên thực hiện trước khi hết hạn chữ ký số để tránh gián đoạn công việc do chữ ký số hết thời hạn.
- Thủ tục, hồ sơ gia hạn chữ ký số
Để gia hạn chữ ký số doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh.
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật/chủ doanh nghiệp.
- Giấy đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số (theo mẫu của nhà cung cấp chữ ký số)
- Việc cần làm sau khi gia hạn chữ ký số
Sau khi gia hạn, một số thông tin như thời hạn, số seri của chữ ký số sẽ thay đổi, nên quý khách cần thực hiện cập nhật thông tin của chữ ký số tại các trang web, phần mềm đã liên kết thông tin chữ ký số trước khi sử dụng chữ ký số để ký các giao dịch điện tử. Thông thường, các tài khoản doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chữ ký số là: Tài khoản thuế điện tử, hóa đơn điện tử, tài khoản hải quan, bảo hiểm xã hội…
- Những lưu ý để tránh chữ ký số hết hạn
– Khi mua chữ ký số, cần xác định thời hạn của chữ ký số và ghi nhớ ngày hết hạn để bạn có thể theo dõi và chuẩn bị trước khi nó hết hạn.
– Trong quá trình sử dụng, bạn cần chú ý kiểm tra thời hạn của chữ ký số: Các USB chữ ký số đều có thông tin về doanh nghiệp và thời hạn của chữ ký số. Quý khách cần cắm token vào máy và cài đặt phần mềm chữ ký số để kiểm tra các thông tin trên chữ ký số; Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tài khoản thuế điện tử đã liên kết với chữ ký số của doanh nghiệp để kiểm tra thông tin chữ ký số.
– Nên lưu trữ thông tin chữ ký số, bao gồm cả chứng thư số và các thông tin liên quan, ở một nơi an toàn và dễ tiếp cận để có thể tìm kiếm thông tin và gia hạn chữ ký số một cách dễ dàng.
– Khi thấy chữ ký số gần hết hạn, doanh nghiệp nên gia hạn chữ ký số đúng thời điểm, tránh để chữ ký số đã hết hạn mới nghĩ đến gia hạn. Việc gia hạn chữ ký đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh bị gián đoạn các hoạt động giao dịch điện tử và có thể được hưởng ưu đãi của nhà cung cấp dành cho chữ ký số gia hạn.
