Doanh nghiệp được thành lập đồng nghĩa với việc phát sinh các nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp đối với nhà nước, trong đó có nghĩa vụ nộp báo cáo thuế và các khoản tiền thuế. Để thực hiện nghĩa vụ này, chữ ký số (token) là thiết bị không thể thiếu. Bài viết hôm nay của Luật Blue sẽ giúp các doanh nghiệp mới thành lập tại Thanh Hóa nắm bắt được vai trò cũng như cách sử dụng thiết bị chữ ký số trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Chữ ký số là gì? Tác dụng của chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi (khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP).
Từ góc độ doanh nghiệp sử dụng token, chữ ký số/chứng thư số/token điện tử…là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Thiết bị này có hình dáng tương tự như một cổng usb thông thường và sử dụng bằng cách cắm thiết bị này vào máy tính của doanh nghiệp khi cần xác nhận văn bản dữ liệu.
- Doanh nghiệp mới thành lập có cần sử dụng chữ ký số?
Các doanh nghiệp mới thành lập có nhiều khoản chi về trang thiết bị, trụ sở, nhân viên cũng như chưa có nhiều hiểu biết về lĩnh vực thuế doanh nghiệp, bởi vậy thường ngần ngại trong việc sử dụng các thiết bị mới như chữ ký số, phân vân không biết thiết bị này có thực sự cần thiết, có thể không sử dụng không? Đây là những câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được từ các chủ doanh nghiệp mới.
Pháp luật không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, hiện nay tất cả các cơ quan thuế đều quản lý các doanh nghiệp qua thuế điện tử, việc kê khai, nộp thuế sẽ được thực hiện bằng phương thức điện tử thông qua chữ ký số chứ không còn nhận hồ sơ bản giấy như trước đây. Các doanh nghiệp cũng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ. Bên cạnh đó, rất nhiều hoạt động của công ty như nộp thuế điện tử, ký hợp đồng điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử… đều cần sử dụng đến chữ ký số.
Nhà nước ta đang tiến hành đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia. Bởi vậy, tương lai sẽ có ngày càng nhiều hoạt động được thực hiện thông qua giao dịch điện tử mà chữ ký số là thiết bị không thể thiếu.
Vì những lý do trên, chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là doanh nghiệp mới thành lập hay doanh nghiệp đã có hoạt động, doanh thu thực tế. Chữ ký số sẽ gắn liền xuyên suốt hành trình hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên mua chữ ký số để tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu ngay sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh. Quý doanh nghiệp cần để ý thời hạn của nghĩa vụ kê khai, nộp thuế để chuẩn bị chữ ký số kịp thời.
- Nên sử dụng chữ ký số của đơn vị nào?
Chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị được phép cung cấp dịch vụ chữ ký số do Bộ thông tin và truyền thông – Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia cấp phép. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép như FPT – CA, Viettel-CA, VNPT-CA, Newtel-CA, FASTCA……
Để đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ hợp lệ cho nhà cung cấp. Hồ sơ đăng ký sử dụng chữ ký số như sau:
- Giấy đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số. Mỗi đơn vị cung cấp sẽ có mẫu giấy đăng ký chuẩn bị sẵn cho quý khách ký tên, đóng dấu.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (bản sao)
- Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp (như CMND, CCCD hoặc hộ chiếu bản sao).
